PRIVACYVERKLARING – HOLIDAY SUITES

Algemeen

In deze Privacyverklaring leggen we helder uit:

• welke persoonsgegevens we verzamelen
• waarom we ze verwerken
• hoe lang we ze bewaren
• hoe we ze beveiligen
• welke rechten je hebt

We verzamelen persoonsgegevens tijdens verschillende interacties, zoals wanneer je:

• onze websites bezoekt
• informatie vraagt over vastgoedaankopen
• onze e-mails ontvangt
• een uitbatingsmandaat aan ons toevertrouwt
• deelneemt aan events
• solliciteert of bij ons werkt
• met ons communiceert (mail, telefoon, chat)
• contact hebt via social media
• meedoet aan wedstrijden of campagnes
• in één van onze residenties verblijft
• parkeert op onze parkings
• onze apps gebruikt

Bij het verkrijgen van persoonsgegevens informeren we je steeds over:

• wie de verantwoordelijke is
• waarom de data wordt verzameld

De verantwoordelijke is:
Holiday Suites International BV
Monnikenwerve 17–19, 8000 Brugge
KBO: BE0644.384.658
E-mail: privacy@holidaysuites.be

1. Surfen op websites – gebruik van apps – cookies

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om onze websites en apps optimaal te laten functioneren.

Soorten cookies

• Functionele cookies
  Noodzakelijk voor een correcte werking. Deze worden automatisch geplaatst.
• Niet-functionele cookies
  Hiermee volgen wij (en derden) jouw surfgedrag. Hiervoor vragen we jouw toestemming.
  Je kan die toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.

Waarvoor gebruiken we niet-functionele cookies?

Ze helpen ons inzicht te krijgen in:

• wanneer je onze website bezoekt
• welke pagina’s je bekijkt
• hoe lang je blijft
• wat je aanklikt
• via welke advertenties je ons vindt

We gebruiken deze informatie om:

• onze e-mails persoonlijker te maken
• je beter te begeleiden naar relevante producten
• advertenties te tonen op websites van derden

We gebruiken onder andere cookies van:

• Google
• YouTube
• Facebook
• affiliate-partners

Deze cookies kunnen worden gebruikt voor:

• conversiemetingen
• partnervergoedingen
• remarketing

Cookiebeheer

Je kan cookies zelf verwijderen in je browser:

• Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari (iOS)
• Safari (macOS)

Cookies worden maximaal 365 dagen bewaard.

Rechten

Je hebt altijd het recht om:

• (a) inzage, verbetering of verwijdering te vragen
• (b) beperking van verwerking aan te vragen of bezwaar te maken
• (c) je gegevens in een machine-leesbare vorm te verkrijgen
• (d) klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
  Gegevensbeschermingsautoriteit

Uitoefenen van je rechten: privacy@holidaysuites.be

2. Wedstrijden & campagnes (#SuiteMoment, enz.)

Wanneer je deelneemt aan acties of wedstrijden, verzamelen we content die je vrijwillig indient:

• foto’s
• video’s
• verhalen
• testimonials

Deze content kunnen we gebruiken voor:

• onze website
• sociale media
• nieuwsbrieven
• marketingcampagnes
• promoties

Eigendom & rechten

• Je blijft eigenaar van je ingestuurde content.
• Je geeft Holiday Suites een niet-exclusieve, royaltyvrije, wereldwijde licentie om deze te gebruiken, bewerken en delen.

Jouw verantwoordelijkheid

Je garandeert dat:

• je de nodige rechten hebt om de content te delen
• je toestemming hebt van elke persoon die zichtbaar is op de beelden

Bewaartermijn

• Ingezonden content wordt maximaal 5 jaar bewaard.

Intrekken van toestemming

Je kan dit op elk moment vragen via privacy@holidaysuites.be.

3. Nieuwsbrieven & e-mails

Je ontvangt e-mails van ons wanneer:

• je hier toestemming voor gaf
• je informatie vroeg over onze projecten
• je interesse toonde in gelijkaardige producten

Je kan je altijd uitschrijven:

• via de link onderaan elke mail
• of via privacy@holidaysuites.be

Welke gegevens verzamelen we hiervoor?

• naam
• e-mailadres
• taal
• postcode
• interesses
• reactiegedrag (openen, klikken, enz.)

Deze data wordt opgeslagen bij:

• mailsoftwareproviders
• CRM-systemen

Registratie via social media

Als je je registreert via een social-media-account, kunnen bepaalde gegevens van daar komen.
Lees daarom de privacyvoorwaarden van dat platform en bepaal welke gegevens mogen worden gedeeld.

Bewaartermijn

• tot 5 jaar na laatste contact
• bij 1 jaar geen interactie kunnen we je zelf uitschrijven

Rechten

Zie algemene rechten bovenaan.
Uitoefenen via privacy@holidaysuites.be

4. Commerciële gesprekken & Partnerrelaties

Wanneer je ons ontmoet in een commerciële context, kunnen we gegevens registreren zoals:

• naam
• adres
• contactgegevens
• voorkeuren en verwachtingen
• inhoud van afspraken

We kunnen deze gegevens doorgeven aan derden:

• wanneer wettelijk verplicht
• bij gerechtelijke verplichting
• wanneer noodzakelijk voor de overeenkomst

Automatische besluitvorming & profiling

Deze data kan worden gebruikt om te bepalen:

• welke uitnodigingen relevant zijn
• welke projecten je kunnen interesseren
• wanneer we je best contacteren

Je kan je hier altijd tegen verzetten via privacy@holidaysuites.be.

Bewaartermijn: max. 5 jaar na laatste contact.

5. Klantenrelaties & callcenter

Wanneer je ons callcenter belt, verwerken we o.a.:

• naam
• telefoonnummer
• e-mailadres
• informatie over reservaties
• betaalinformatie (indien nodig)

Telefoongesprekken worden opgenomen:

• voor kwaliteitsverbetering
• voor opleiding
• voor interne evaluatie

Bewaartermijn

• gesprekken + gegevens worden maximaal 3 jaar bewaard.

Rechten kan je uitoefenen via privacy@holidaysuites.be.

6. Uitbating (eigenaars – uitbatingsmandaat)

Wanneer je een uitbatingsmandaat afsluit, verwerken we gegevens om de overeenkomst correct uit te voeren:

• rekeningnummer
• identiteitsgegevens
• administratieve correspondentie

We kunnen gegevens delen met:

• CRM-systemen
• cloudproviders
• overheden en derden (indien verplicht of noodzakelijk)

We kunnen de overeenkomst niet uitvoeren als noodzakelijke persoonsgegevens ontbreken.

Bewaartermijn

• tot 3 jaar na het beëindigen van het uitbatingsmandaat

Rechten uitoefenen: privacy@holidaysuites.be

7. Solliciteren

Wanneer je bij ons solliciteert, bewaren we:

• je cv
• motivatie
• communicatie per mail
• notities van gesprekken
• testresultaten

Je geeft hiervoor toestemming op het moment dat je solliciteert.
Deze toestemming kan je altijd intrekken, zonder impact op eerdere verwerking.

Bewaartermijn

• gegevens worden 3 jaar bewaard in onze wervingsreserve

Gegevens kunnen gedeeld worden met:

• verbonden ondernemingen
• CRM-providers
• overheden indien verplicht

Rechten uitoefenen: privacy@holidaysuites.be

8. Werken bij Holiday Suites

Wanneer je werknemer bent, verwerken we persoonsgegevens om:

• de arbeidsovereenkomst uit te voeren
• wettelijke verplichtingen na te komen (bv. Dimona-aangifte)

We verwerken o.a.:

• identiteitsgegevens
• bankgegevens
• burgerlijke staat
• looninfo
• evaluatiegesprekken
• verlofstatistieken
• testresultaten
• verzekeringsgegevens

Deze gegevens worden verwerkt door:

• IT-providers
• payrollproviders
• verzekeraars
• verbonden ondernemingen

We kunnen je niet tewerkstellen indien noodzakelijke persoonsgegevens ontbreken.

Bewaartermijn

• tot 5 jaar na uitdiensttreding
• daarna geanonimiseerd voor statistiek

Rechten uitoefenen: privacy@holidaysuites.be

9. Verblijven in één van onze residenties

Wanneer je verblijft bij Holiday Suites, verwerken we gegevens om de overeenkomst uit te voeren:

• identiteitsgegevens
• verblijfsdata
• betaalinfo

Indien je vrijwillig toestemming geeft, kunnen we:

• je informeren over acties & aanbiedingen
• je gegevens delen met verbonden ondernemingen
• je informeren over vastgoedmogelijkheden (apart opt-in vakje)

Je kan jouw toestemming altijd intrekken:

• via de uitschrijflink
• of via privacy@holidaysuites.be

Bewaartermijn

• gegevens worden 3 jaar bewaard

We kunnen gegevens delen met derden:

• overheden (indien verplicht)
• partners die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de overeenkomst

Rechten

• inzage
• verbetering
• verwijdering
• beperking
• bezwaar
• dataportabiliteit
• klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Uitoefenen via privacy@holidaysuites.be

Veilig betalen

We bieden verschillende veilige betaalmethoden aan, zoals:

• Bancontact
• iDEAL
• KBC/CBC Pay
• Belfius Pay Button
• Creditcard
• Apple Pay

Vragen?

Bezoek onze klantenservice voor veelgestelde vragen.

Contact
Tel.: +32 (0)2 588 03 03
info@holidaysuites.be
Dagelijks bereikbaar van 8u tot 22u.

Holiday Suites International BV
Monnikenwerve 17–19
8000 Brugge
BE0644.384.658

Holiday Suites CVBA
Monnikenwerve 17–19
8000 Brugge
BE0834.230.286